کار تیــمی چیست فرق تیم و دسته
کار تیمی : رهبری بزرگ باید تیمهای بزرگ ایجاد کند. رهبرانی که نمیترسند از مسیر درست خارج شوند، تصمیمات سخت میگیرند و استانداردهای عملکردی ایجاد میکنند که همواره در حال توسعه است. به وجود آوردن یک تیم، چه در محیط کار، چه در ورزشهای حرفهای یا در جامعه محلی، نیازمند شناخت دقیق از افراد، قدرت آنها و چیزی است که آنها را برای کار کردن با دیگران به هیجان میآورد . ــ ایجاد تیم هم هنر است و هم علم و رهبری که بتواند به طور مرتب تیمهایی با عملکرد بالا ایجاد کند، کار ارزشمندی انجام داده است . تاسیس شرکت، نیازمند آگاهی از دانش ایجاد تیمهای کاری بادوام است. به همین دلیل است که بیشتر مدیران هیچگاه رهبران خوبی نمیشوند و بیشتر رهبران نیز هیچگاه به اوج موفقیت در رهبری خود نمیرسند. این کار نیازمند توانایی مدیریت «استعداد دیگران» است و دانستن اینکه چگونه صدها نفر از افراد را در زمان درست در جای درست قرار دهیم. یعنی دانستن اینکه تفکر هر فرد چگونه است و او چگونه از قابلیتهای خود در زمان مناسب بهرهبرداری میکند. برای ارزیابی دوام تیمی که رهبری آن را بر عهده دارید و اثر واقعی آن بر سازمان ۶ روش موفق پیشنهاد میشود: ۱) از نحوه کارتان آگاهی داشته باشید : به عنوان رهبر تیم، باید کاملا از شیوه و تکنیکهای رهبری خود آگاهی داشته باشید. آیا این تکنیکها به اندازهای که فکر میکنید، موثر هستند؟ چه میزان از سوی تیمی که تلاش میکنید آن را رهبری کنید مورد قبول واقع میشوید؟ خود را ارزیابی کنید و در مورد فضاهای پیشرفتتان، به خصوص در حوزههایی که به افراد تیم منفعت میرساند، حساس باشید. ۲) همه اعضای تیم را بشناسید : به همان قدر که به زمان نیاز دارید تا مسوولیت کارهای مهم را بر عهده بگیرید و عملکرد و نتایج کاری خود را به حداکثر برسانید، باید زمان صرف کنید اعضای تیمتان را خوب بشناسید و حس همراهی را در آنها تقویت کنید. درک نیازهای اعضای تیم و پذیرفتن اختلافات میان آنها، اهمیت ویژهای دارد. همه رهبران بزرگ کارشناسانی هستند که میدانند چگونه استعدادهایی را که در اطراف آنان هست، شکوفا کنند. آنها همچنین در تطبیق حوزههای منحصر به فرد تخصصی یا قابلیتی برای حل مشکلات و یافتن راهحلهای جدید، تاثیرگذارند. شناخت کامل از اعضای تیمتان یعنی شما زمان صرف کردهاید تا بدانید برای انگیزه دادن به کارمندان چه چیزی مورد نیاز است. ۳) نقشها و مسوولیتها را به وضوح تعریف کنید : وقتی مرحله قبل را با موفقیت پشت سر گذاشتید، میتوانید به وضوح و به طور موثر نقشها و مسوولیتهای اعضای تیمتان را تعریف کنید. فکر نکنید این کار آسان است. در حقیقت، معمولا درمی یابید که نقشهایایده آل افراد، غیر از مسئولیتی است که در حال حاضر به آنها واگذار شده است. به عنوان مثال، زمانی کارمندی داشتم که در کار خاصی که به او محول شده بود، خوب عمل نمیکرد. به جای اینکه او را اخراج کنم، زمان گذاشتم که وی را خوب بشناسم و از استعدادهایش در جای دیگری بهره ببرم. همین فرد بعدا با جلوگیری از برخی تصمیمهای اشتباه، از وارد آمدن خسارتی جدی به شرکت جلوگیری کرد. ۴) بازخوردهای موثر داشته باشید : بازخورد امری کلیدی است که تضمینکننده ادامه فعالیت یک تیم است، اما مهمتر از آن نشان میدهد آن تیم در حال پیشرفت روزانه است. بازخورد باید مبتکرانه و ثابت باشد. خیلی از رهبرها تمایل دارند تا زمانی که مشکلی بروز نکرده صبر کنند و تا آن زمان بازخوردی از خود نشان ندهند . بازخورد در مفهوم ساده هنر برقراری ارتباط است و باید بخشی از گفتوگوی طبیعی هر فرد باشد. بازخورد میتواند هم رسمی و هم غیررسمی باشد؛ اما در حقیقت، اگر بیش از حد ساختاریافته و خشک باشد، اثر بخشی و اعتبار خود را از دست میدهد. ـ به یاد داشته باشید که هر تیمی دینامیکها و اختلافات جزئی منحصر به فردی دارد. برای پیشرفت مداوم تیمتان اجازه بازخوردهای موثر را بدهید. ۵) قدردانی کنید و پاداش بدهید : به دنبال بازخورد موثر، تقدیر و پاداش به میان میآید. افراد تصدیق کردن را دوست دارند، اما احترام به آنان اثر بیشتری دارد. برای قدردانی و پاداش دادن به هم تیمیها زمان صرف کنید. ۶) همیشه از موفقیتها تجلیل کنید : بزرگ داشتن موفقیتها فراتر از یک تقدیر ساده است. برای این کار باید یک قدم به عقب برگردید و به کارهایی که انجام شده نگاه کنید . در دنیای کاری پرسرعت و متغیر امروز، افراد زمان کافی در اختیار ندارند تا تجزیه و تحلیل کنند و بفهمند چرا به موفقیت رسیدهاند و موفقیت آنها چه تاثیر مثبتی بر اطرافیان داشته است. به همین دلیل بسیاری از مدیران به جای اینکه از موفقیتها، فداکاریها و پشتکار همکارانشان تجلیل کنند، به دام خودبزرگبینی میافتند.
کار تیمی چیست ؟
اگر فرصت و یا نیاز عملکردی مهمی که لازمه ی تیم شدن است وجود نداشته باشد، آن را گروه می نامند. اعضا در ابتدا برای تبادل اطلاعات، مشارکت می کنند و با سعی فراوان از دیدگاه های خود برای تصمیم گیری در جهت کمک به هم گروهی ها در راستای فعالیتّشان بهره می گیرند. در واقع، هیچ قصد، هدف عملکردی، و یا محصول مشترکی وجود ندارد که مستلزم رویکرد تیمی یا مسئولیت متقابل باشد .
تیم چیست و چه تفاوتی با گروه کاری دارد؟ چند نوع تیم وجوددارد ؟دلیل اهمیت تیمها چیست و چرادراقتصاد الکترونیکی و نوین جهانی اهمیت بیشتری يافته اند ؟
مفهوم کار تیمی در حقیقت آنقدر ساده است که اغلب مردم فهم آن را بسیار عادی می پندارند. و همین مسئله که آنها با این فرض، کار تیمی انجام می دهند مشکل ساز است چرا که آنها در اصل کار گروهی انجام می دهند. به طور معمول هر کس تجربه ی حضور در یک جلسه و ایفای نقش در آن و یا مواجهه با یک گروه جدید از همکاران و انجام کار جمعی را داشته است اما اینها صرفاً مثال هایی از گروه های کاری اند.
شاید بهترین توصیف از تفاوت بین این دو مفهوم توسط کاتزنباخ و اسمیت .بیان شده باشد. آنها نظریه ی خود را با بررسی مفهوم پیچیده ی واژه ی تیم آغاز می کنند:
دلیل توصیف واژه ی (( تيم )) چیست ؟ دلیل اول مشخص کردن منظور ما از واژه ی تیم است چرا که این واژه برای افراد مختلف معانی گوناگونی دارد. ذهن برخی از شنیدن این واژه به ورزش، مربیگری، و تمرین های سخت برای پیروزی و قهرمانی در یک رشته ی خاص کشیده می شود. برخی نیز به ارزش های کار تیمی همچون مشارکت، همکاری، و کمک به یکدیگر توجه می کنند. برخی دیگر فکر می کنند هر گروهی که با یکدیگر کار می کنند، یک تیم هستند و ذهن بعضی ها هم در وهله ی اول به مشارکت دو نفر همچون ازدواج و یا شراکت های کاری معطوف می گردد . آنها بدین ترتیب مابین یک تیم واقعی و آنچه که آن را «صرف یک گروه از افراد با هدفی مشخص» می دانند تفاوت قائل میشوند .... یک تیم به تعداد کمی از افراد گفته می شود که دارای مهارت های تکمیل کننده ی یکدیگر بوده و دارای مقاصد، اهداف، و رویکردی مشترک اند که بر مبنای آنها به هم پیوند می خورند و به یکدیگر تکیه می کنند. بنابر بر نظر (کاتزنباخ و اسمیت) اعضای تیم به یکدیگر وابسته اند و این بدین معنی است که عدم فعالیت یک عضو از تیم باعث عدم انجام کار تیمی میشود. در واقع کار آنها اثر متقابل بر یکدیگر میگذارد. اما به عکس، گروه های کاری، گروهی از افراد هستند که با یکدیگر کار می کنند و از راهنمایی یک نفر بهره می برند. کار شخصی در آنها بیشتر نمود دارد؛ مانند کار حرفه ای وکلا. کاتنزباخ و اسمیت گروه های کاری ( تک رهبر) را اینگونه توصیف می نمایند:
اگر فرصت و یا نیاز عملکردی مهمی که لازمه ی تیم شدن است وجود نداشته باشد، آن را گروه می نامند. اعضا در ابتدا برای تبادل اطلاعات، مشارکت می کنند و با سعی فراوان از دیدگاه های خود برای تصمیم گیری در جهت کمک به هم گروهی ها در راستای فعالیتشان بهره می گیرند. در واقع، هیچ قصد، هدف عملکردی، و یا محصول مشترکی وجود ندارد که مستلزم رویکرد تیمی یا مسئولیت متقابل باشد. طبق گفته کاتزنباخ و اسمیت، شش اصل برای کارتیمی وجود دارد :
1 ـ تعداد کم افراد (کمتر از ۱۲ نفر)
2 ـ مهارت های تکمیل کننده
3 ـ نیت مشترک
4 ـ پذیرش رویکرد کاری توسط تمام اعضای تیم
5 ـ مسئولیت و پاسخگویی همگانی
6 ـ پاتریشیا، جی آدِسو نیز فهرستی از آنچه که یک تیم به وجود می آورد را به قرار زیر بیان کرده است:
هدف ها را مشخص می سازد.
مشکلات را بررسی و حل می نماید.
راه حل ها را اجرا می سازد.
خود را مسئول نتایج می داند.
به نظر او مهم این است که واژه ی تیم را بر مبنای نتایج حاصل از آن تعریف کنیم؛ به عبارت دیگر بهتر است بگوییم تیم چه می کند، تا بگوییم تیم چیست. بعضی ها سعی می کنند که نفس واژه ی تیم را معنا کنند و این در حالی است که تیم، واژه ی ایهام برانگیزی می باشد. ممکن است که شما در یک تیم با روحیه ی بالا باشید اما به راستی نمی دانید که هدف آن و نتیجه ی احتمالی آن چه می باشد. بنابراین بهتر است که توجه خود را به آنچه که در مورد تیم می گوییم معطوف سازیم. سه نتیجه ی کلیدی زیر، راهنمای ما خواهد بود:
1 ـ بیش از دو نفر درگیر در کارند.
2 ـ این افراد در مورد آنچه که سعی در رسیدن بدان دارند و نیز دلیل آن، درک روشنی دارند.
3 ـ آنها می دانند که بدون همکاری، هیچ شانسی برای رسیدن به هدف نخواهند داشت.
برای کار تیمی این تهدیدات وجود دارد اما در بعضی از مواقع تیم ها از این سطح از فعالیت فراتر رفته و تبدیل به تیم های با قدرت اجرایی بالا می شوند. در این مورد کاتزنباخ و اسمیت اینگونه می گویند:
تیم در واقع به یک گروه کاری گفته می شود که تمامی شرایط یک تیم واقعی را داراست و اعضای آن کاملاً به شکوفایی و موفقیت یکدیگر متعهد هستند. این تعهد معمولاً منجر به رشد تیم می گردد. تیمی که دارای قدرت اجرایی بالا است، مشخصاً تمامی کارها را بهتر از تیم های دیگر انجام می دهد و تمام انتظارات منطقی اعضا را برآورده می سازد . آنها اذعان می کنند که از این نوع تیم ها نمونه های زیادی وجود ندارد اما به عنوان ( الگوهاي عالي ) برای تیم های واقعی بالقوه مطرح می باشند.
آدسو بیان میدارد که تیم هایی که عملکرد بالایی دارند باید دارای ویژگیهایی باشند که آنها را از تیم های معمولی متمایز میسازد: ▪ سطوح بالای ارتباطی ▪ اطمینان و اعتماد ▪ خوش بینی ▪ انتظارات بالا از یکدیگر ▪ مشارکت همه ی اعضاء ▪ تعهد به اهداف مشترک
اغلب،این عوامل ازجمله عوامل احساسی ویاروانشناختی هستند ودرقالب دستورالعمل ها و ساختارهای کاری نمیگنجد.
این موشکافی از معنای تیم درست ممکن است شبیه آن باشد که برای شکستن یک گردو از چکش بتن کن استفاده کنید. همه ما می دانیم که تیم چیست و همه در آن بوده ایم و احساس در یک تیم بودن را لمس کرده ایم. پس چرا مهم است که آن را نقد کنیم؟ پاسخ این است که گرچه همه از واژه ی تیم ، چیزی استنباط میکنیم اما هنوز موفق به استفاده آن درسازمان خود نشده ایم. اینچنین تعاریفی آنقدر ساده و پیش پا افتاده به نظر میرسند که ما آنها را عادی می پنداریم و ازافراد انتظار داریم که آنها را به کار گیرند. هاروی راپینز و مایکل فینلی درآخرین کتابشان ( چرا تیم ها موفق نیستند) به بیان راز و رمز کار تیمی می پردازند و ساده ترین تعریف ممکن را ارائه می دهند :
تعریف تیم آسان است. به افرادی که با یکدیگر کار می کنند یک تیم گفته می شود. می تواند یک تیم هاکی باشد که از خود بازی قدرتمندی نشان می دهد، یا یک تیم پژوهشی که سرگرم گره گشایی و حل یک معمای عقلی است، و یا یک تیم نجات که سرگرم نجات کودکی از زیر آوار می باشد، و یا خانواده ای که در حال سازندگی زندگی خود است. نکته مهمی که تیم را می سازد همین بخش با هم بودن آن است .
ممکن است برخی از صاحبنظرانی که از آنان نام بردیم با این نظر مخالف باشند و عقیده داشته باشند که تنها با هم بودن، یک امر احساسی است، در حالی که آنچه که مهم است قسمت هدفمند بودن تیم است که منجر به نتیجه ی مورد نظر می گردد. اما باز هم بنابر اذعان آنهایی که در تیم فعالیت داشته اند، این بخش، یعنی احساس تشریک مساعی، بسیار حیاتی و مهم می باشند.
● انواع تیم : سازمان های مدرن در مورد تیم ها و کار تیمی تعریف مشخصی دارند. صحبت ما بر تیم های پروژه، نیروهای کاری، گروه های فعال، تیم های خودمدیریت شده، گروه های هدایت کننده، تیم های چندمنظوره، گروه های کیفیت، تیم های مجازی، تیم های مربوط به خدمات به مشتری، تیم های مدیریت، کمیته های ویژه، کمیته های منظم و مستمر، وتیم های جنگ طلب می باشد. این فهرست تمام ناشدنی است. اما مفیدترین چارچوب، احتمالاً توسط کاتزنباخ و اسمیت با استفاده از واژگان ساده تری بیان شده است: تیم هایی که به وجود آورنده و انجام دهنده ی کار هستند، تیم هایی که پیشنهاد دهنده ی کار هستند، و تیم هایی که مدیریت و هدایت کار را به عهده دارند.
برای بهره وری کامل از یک تیم باید این چارچوب و تقسیم بندی را به کار گرفت تا متوجه شویم آیا به یک تیم نیازی هست یا نه؛ و اگر هست، انتظار دارید که چه کاری برای شما انجام دهد. اگر برای یک تیم اهداف واضح و ملموسی لازم است بنابراین درک روشن و دقیقی از عملکرد یک تیم که جدا از انتظارات شما از عملکرد آن نیست، ضروری می نماید. بدون تبیین این اهداف قادر به پیگیری و دیدن عملکرد تیم و برآورد تأثیر آن نخواهید بود.
0 تیم هایی که به وجود آورنده یا انجام دهنده ی کار هستند
اکثریت تیم ها برای تولید کالا و خدمات، فعالیت می کنند. گرچه برای مدیران، داشتن گروه هایی که در آن مشکلات به صورتی پویا و خلاق بررسی و حل شود اهمیت زیادی دارد، اما در بیشتر مواقع خواست ما صرفاً انجام کار است. اینگونه تیم ها در طول وجود خود، از اعضای مختلف و زیادی بهره خواهند گرفت. بار دیگر به این نکته اشاره می کنیم که لازم است در مورد اینکه نوع کار چیست و چه استانداردهایی لازم است، درک روشنی داشته باشیم. ابهام در مورد اهداف، شاید موجب قدرتمند شدن برخی از مدیران گردد اما می تواند موجب دلسرد شدن افراد ناآگاه شود. یک شرکت چندملیتی به نام ( Do Korea ) سرگروهی داشت که می گفت : چطور می توان متوجه شد کار به انجام رسیده است، چه برسد به اینکه متوجه شویم کیفیت کار نیز در چه حد بوده است ؟
0 تیم هایی که مدیریت و هدایت کار را بر عهده دارند
بسیاری از تیم های پروژه(های خاص) در این دسته قرار می گیرند. این تیم ها برای تحقیق در مورد مسایل مشخص، یا بهینه سازی فرآیندها و یا ارائه ی راه حل های نوآورانه تشکیل یافته اند. در این مورد نیز باید درک صریح و روشنی در مورد تشکیل چنین تیم هایی وجود داشته باشد: آیا این تیم ها موقتی و برای کوتاه مدت تشکیل یافته اند و یا مغز متفکر بلندمدت و همیشگی تیم ها هستند؟ اعضای آن هنگامی که به موفقیت می رسند و افتخار و اعتبار کسب می کنند باید دستیابی به این حالت را درک کنند. در اینجاست که آنها ضامن طولانی شدن عمر کاری خود، حتی فراتر از انجام آنچه که وظیفه ی آنها تعیین شده است می باشند. حتی ممکن است کمک دیگر افراد که به آنها ایده های جدیدی برای کارآیی بیشتر ارائه می دهند را به سختی دریافت کنند.
همچنین صداقت با دیگر افراد بسیار ضروری است. گروهی که برای بررسی گزینه های مختلف برای نقل مکان شرکت تشکیل شده است ممکن است وقتی دریابد انتخاب مورد نظر به دلیل موجود یک پارک به فاصله ی ۲۰ دقیقه از منزل مدیر عملیاتی بوده، دلسرد گردد. همچنین پیشنهاد می گردد که تصمیم گیری های دشوار را با ایجاد کمیسیون فرعی به تعویق انداخت. مراجعه به گروه مشاور در مورد محل پارک کردن خودرو؛ یک خودکشی کاری محسوب می شود.
این نکته درس مهمی به ما می آموزد یعنی اینکه بزرگترین وظیفه ی این نوع تیم، راهنمایی تیم اجرایی است یعنی همان تیم انجام دهنده و سازنده ی کار.
● تیم هایی که مدیریت و هدایت کار را بر عهده دارند
این تیم ها به منظور هدایت و مدیریت کارها تشکیل یافته و لازم است که در آن، افراد کاردان و ماهر حضور داشته باشند. مهمترین قسمت، مدیریت آن بخش از خدماتی است که از خارج از سازمان تهیه شده اند. فراهم آوردن منابع و خدمات از خارج از سازمان، اغلب باعث ناخشنود شدن اشخاصی می شود که تا پیش از این در آن حوزه ها، دارای قدرت نفوذ و کنترل بوده اند. شاید هم برخی از این افراد تحریک شده، موجبات کارشکنی در این تیم شوند. تیم های مدیریت ارشد نیز در این زمره قرار می گیرند. مسئله اینجاست که آنهایی که در مناصب بالای یک سازمان قرار دارند حتی به صورت اسمی نیز به ندرت یک تیم نامیده می شوند. خیلی از این افراد به دلیل مهارت در کارشان، به مناصب بالا دست یافته اند. نخبگان از نظر اخلاقی و رفتاری، توانایی همکاری و تشریک مساعی که لازمه ی دوام و بقای یک تیم است را ندارد. اشخاص نیرومند و ماهر، اغلب همراهان خوبی برای یک تیم نیستند. البته این حالت، مشکل خاصی ایجاد نمی کند مگر در شرایطی که گروه تصمیم می گیرند به طور جدی در قالب یک تیم واقعی کار کند. افراد دون پایه (حتی در سازمان هایی که طبقات سلسله مراتبی درآنها زیاد از هم فاصله ندارد) با جمله ی زیر، زیاد برخورد می کنند .
( نگاه نکن خود من چطوی کار می کنم، تو باید آن جوری که به ات می گویم کار کنی ).
در یک کار تیمی مانند هر کار دیگری، مدیران ارشد فقط راه می روند و حرف می زنند.
دلیل اهمیت تیم ها چیست و چرا در اقتصاد الکترونیکی و نوین جهانی اهمیت بیشتری یافته اند ؟
از سال ها پیش گفته شده است که افراد، بزرگترین سرمایه سازمان ها به شمار میآیند این مطلب در گزارش سالانه بسیاری از شرکت ها که نام تمامی مدیران ارشد و مسئولان سازمان در آنها ذکر میشد ولی نام کارمندان دون پایه به صورت گروهی و ناشناس مورد اشاره قرار میگرفت، همواره به عنوان روشی استاندارد وجود داشته است. چنانچه مطلب فوق برای کارشناسان مدیریت منابع انسانی نقل شود، آنها یا گره ای عاقلانه و حاکی از درک مسئله بر ابرو می اندازند و یا آنکه نیشخندی مبنی برتسلیم و ناچاری بر چهره می آورند. ما می گوییم که برای افراد ارزش قائل هستیم ولی در عمل برای تحقق این ارزش کوشش چندانی نمیکنیم. همین مطلب در مورد کار تیمی نیز مصداق دارد. میدانیم چنانچه افراد با هم متحد شوند میتوانند کوه ها را به حرکت درآورند، اما در مورد چگونگی اداره امور تیمی اطمینان کافی نداریم و بنابراین افراد را در قالب گروه های کاری می گنجانیم و امیدواریم که طی واکنشی شگفت، یک تیم شکل بگیرد. در دنیای امروز عوامل بسیاری وجود دارند که بر ضرورت تغییر روند فوق تأکید می ورزند. چنانچه دیدگاهی کلی نسبت به آنچه در سطح کلان اتفاق می افتد داشته باشیم، مشاهده خواهیم کرد که رها سازی نیروی یک تیم خوب، به مثابه آن است که پایاترین امتیاز رقابتی موجود را برای سازمان های امروزی فراهم آوریم.
سازمان های لاغرتر و متناسب تر
امروزه اگر یک مدیر با مشکلی مواجه شود، به ندرت می تواند برای حل آن، گزینه ی استخدام یک نیروی اضافی را مدنظر قرار دهد. شرکت های کوچک ابعاد شده، درست ابعاد، و باز مهندسی شده به این نتیجه رسیده اند که تعداد کارکنان موجود کمتراز نیاز شرکت است و با وجود این نمیتوان حجم کار هر یک از آنان را کاهش داد؛ به گونه ای که با کاهش تعداد افراد ازآنها خواسته میشود تا حجم کار قبلی و حتی بیشتر را به انجام رسانند. بهره وری، موضوعی اساسی به شمار آمده و تنها از طریق کارکرد همگانی در جهت رسیدن به نتیجه دلخواه، قابل دستیابی است. همانگونه که jack welch (رئیس شرکت جنرال الکتریک) بیان می کند .
(ما میدانیم بهره وری واقعی و نامحدود از کجا ریشه میگیرد. این بهره وری چیزی نیست جز حاصل تیم های کاری پویا، توان افزا، با اشتیاق، و با انگیزه. )
امروزه تنها حجم کار افزایش نیافته، بلکه نوع کاری که افراد انتظار انجام آن را دارند نیز تغییر کرده است. سازمانهای دارای انگیزه رقابتی بالا می باید در برابر مشتریان و بازارهای خود پاسخگو باشند و با بهره گیری از سرعت و انعطاف پذیری، به طور پیوسته گروهای کاری خود را بازیابی کنند. افراد باید بتوانندعلاوه برانجام کار به صورت جمعی، کارمذکور را به سرعت انجام دهند. افرادی که میتوانند به سرعت و به نحوی کارآمد تشکیل تیم دهند و در قالب آن کار کنند ، با سوق یافتن فعالیت ها به سوی پروژه های تیمی و نیروهای کاری ویژه، در آینده بسیار مورد نیاز خواهند بود.
یکی از مزایای کوچک سازی ابعاد سازمان ها آن است که آنچه باقی می ماند از نوعی کیفیت تفکیک شده و تمایز یافته برخوردار خواهد بود. همچنان که همکاران و اداراتی که افراد عادت داشتند با آنها کار کنند ناپدید می شوند، خود افراد نیز دچار نوعی گمگشتگی می شوند. استفاده ی هوشمندانه از تیم می تواند با انسجام بخشی آنها در قالب یک مجموعه جدید، از بروز حس سردرگمی و از هم پاچیدگی جلوگیری کند.
ادغام، خرید کلی، و سرمایه گذاری مشترک شرکت ها با هم در اقتصاد جهانی شده ی کنونی، یکی از مهمترین شکل های انجام فعالیت های راهبردی، تشکیل سیستم های کاری میان سازمانی است. این امر می تواند در قالب ادغام همه جانبه ی چند شرکت، خرید کلی یک شرکت توسط شرکت دیگر، و یا سرمایه گذاری مشترک هدفمند، صورت پذیرد. در هر حال، نکته اصلی آن است که سازمان ها دیگر نمی توانند مرزهای خود را در برابر نفوذ دیگر سازمان ها ببندند. فعالیت راهبردی فوق بر مبنای سرمایه گذاری بر روی تخصص، منابع، و یا قابلیت دستیابی سازمانی مورد نظر پایه گذاری شده است که تحقق این امر وجود کار تیمی را طلب می کند.
بسیاری از شرکت های سرمایه گذاری مشترک که بدین تشکیل شده اند، شکست می خورند چرا که افراد نمی توانند روش مناسبی برای کار با یکدیگر را بیابند. در این شرایط اهداف مشترک موجود در کشمکش های کاذب رنگ باخته و یا آنکه کارکنان آن به دیگر شرکت ها می پیوندند و بدین صورت شرکت از درون تهی می شود. بنابراین تنها از طریق اهداف شفاف و کار جمعی و مشترک برای تحقق اهداف مذکور خواهد بود که فعالیت میان سازمانی از شانس موفقیت برخوردار می گردد.
جهانی سازی
هر چه سازمان ها از جنبه ی جغرافیایی، تنوع بیشتری یابند، دو پدیده رخ می دهد: نخست آنکه افراد باید با کسانی کار کنند که در مکان های دیگر و در قالب ساعات کاری متفاوت فعالیت می کنند؛ و دوم آنکه آگاهی از فرهنگ های گوناگون نیز برای آنها ضرورت می یابد. مطلب فوق انواع خاصی از مشکلات را فراروی کار تیمی می نهد و همانگونه که می دانیم کار تیمی برای تحقق عملکرد شرکت های جهانی از اهمیت اساسی برخوردار است.
فناوری
رشد و پیشرفت های به وجود آمده در فناوری اطلاعات، افراد را قادر ساخته است تا به روشی کاملاً متفاوت با هم کار کنند به گونه ای که به جای سهیم شدن در یک فضای کاری و احتمالاً برخورداری از قراردادهای استخدامی مشابه، تیم های مجازی بیش از پیش رواج می یابد. مزیت روش فوق واضح است: هر زمان که لازم باشد می توان تخصص مورد نیاز را از میان تمام منابع موجود و با هزینه ای ثابت و بسیار اندک فراهم کرد؛ ولی مشکل در اداره ی این تیم های دور افتاده از هم نهفته است.
رقابت فزاینده
در تئوری، تمام سازمان ها از یک فناوری بهره می گیرند و خود را مقید به پیروی از یک چارچوب قانونی می دانند؛ یعنی اینکه زمینه ی فعالیتشان در یک سطح است. سازمان یادگیرنده راه چاره ای است برای جلوگیری از زوال و رکودی که ممکن است بر اثر این همسطحی به وجود آید. با این تفسیر هر سازمان باید توانایی بررسی و یادگیری از محیط اطراف خود را دارا باشد. آنها باید قادر باشند تا اطلاعات را ذخیره، بازیابی، و آنگاه با در میان گذاشتن با کارمندان خود، دانش آنها را گسترش دهند. برای اینکه یک چنین اطلاعاتی به حالت کاربردی درآید، یک کار گروهی لازم است. مدیریت دانش به تنهایی راه گشا نخواهد بود مگر اینکه از زمان وارد کردن اطلاعات، تا پایه گذاری زیر بنای سیستم، بر مبنای کار گروهی طراحی و تنظیم شود. سازمانی که از فرهنگ کار تیمی برخوردار نمی باشد برای مدیریت دانش و کار یادگیری سازمانی، از سطح اعتماد کافی بهره ای نخواهد داشت. از نوآوری و خلاقیت نیز اغلب به عنوان یک مزیت رقابتی و دلگرم کننده ذکرمیشود. درحالی که کار گروهی الزاماً خلاقیت را به وجود نمی آورد ولی حل مشکلات گروه و فنون خلاقیت، دائماً به عقاید جدید و بهبود فرآیند ها منجر خواهد شد . هم افزایی زاییده ی کار گروهی است. علاوه بر این اگر لازم باشد که کارمند نمونه ای به یک تفکر خلاق دست یابد ابتدا باید تیمی در اختیار داشته باشد تا آن ایده را دریابد و آنگاه آن را تبدیل به یک نوآوری سازد. اجرای خلاقیت اغلب یک کار انفرادی نیست.
طرز تفکر سیستم ها :
پیتر سنژ تئوری تفکر سیستم ها را در کتاب "نظم پنجم" فراگیر کرد ؛ اما نظریه پردازان مدیریت کیفیت جمعی، از مدت ها قبل بر این باور بودند که اشخاص به تنهایی قادر نخواهند بود که در سیستمی که در آن فعالیت می کنند کار فوق العاده ای از خود نشان دهند. این درست که اشخاص نخبه برای بسیاری از سازمان ها از اهمیت زیادی برخوردار هستند اما این نکته را نباید فراموش کرد که آنها به حمایت فعال یک گروه در پشت صحنه نیازمنداند. در گذشته توجه کافی به این فعالیت نامرئی نمی شد اما این اتحاد و کارگروهی است که چرخ های سیستم را به حرکت درمی آورد و تضمین می کند که کار به انجام برسد.
افراد درگیر در کار
تمام عواملی که در بالا ذکر شد اشاره به این نکته دارد که شرایط کاری به سرعت تغییر می کند اما مشکل این است که افراد به همان سرعت تغییر نمی کنند.
ممکن است که از نظر فناوری در قرن بیست و یکم باشیم اما از نظر احساسی و روانی همچنان در عصر حجر هستیم. با این تفسیر نباید سلسله مراتب نیازهای (ماسلو) را نپذیرفت چرا که او معتقد است بشر از نیاز به غذا و سرپناه، به نیاز به زندگی اجتماعی و جامعه پذیری رسید و آنگاه نیازمند به لحظات خودشکوفایی شد. اما به نظر می رسد که بشر به طور عزیزی نیاز دارد با دیگران کار کند. گویی اشتیاق به ایجاد رابطه در نهاد او قرار داده شده است و برای همین است که افراد منزوی و یا کسانی که در حبس انفرادی هستند، رنج بسیاری می برند. مردم کارگروهی و اجتماعی را دوست دارند و آنهایی که اینطور نیستند توسط همکارانشان به عنوان اشخاصی عجیب در نظر گرفته می شوند. بسیاری از کارکنان آزاد که به کار در سازمان ها روی آورده اند دلیل این کار را داشتن همکار ذکر کرده اند. وقتی که مردم به خاطر از هم پاچیدگی جوامع سنتی و خانواده ها، احساس می کنند زندگیشان رو به نابودی است، جنبه ی اجتماعی کار، بیش از پیش نمایان می گردد. به این خاطر است که افرادی که در سازمان های بزرگ مشغول هستند اغلب مایل به داشتن حس تعلقی می باشند که از کار در گروه های کاری کوچکتر به دست می آید. درست است که افراد مایل هستند با هم و به صورت گروهی کار کنند اما حرکت به سمت یک کار گروهی کارآمد، آسان نمی باشد.
اشارات ضمنی برای مدیران :
تمام عوامل فوق نیاز به کارگروهی در یک سطح بزرگ را افزایش می دهند اما چه واقعیت هایی را به طور ضمنی برای مدیران سازمان ها آشکار می کنند؟ مسلماً استفاده ی مؤثر از گروه ها به خاطر منافعی که دارند، زندگی مدیران را راحتتر می سازد؛ این منابع عبارت اند از:
1 ـ خلاقیت بیشتر
2 ـ افزایش انگیزه
3 ـ افزایش توجه به هم افزایی و خلاقیت
4 ـ کاهش ریزش کارکنان (رفتن کارکنان از سازمان )
5 ـ افزایش ارتباطات
6 ـ استفاده ی بهتر از منابع
7 ـ تصمیم گیری بهتر
8 ـ فضای کاری بهتر
و شاید آنهایی که در یک گروه بزرگ کار کرده اند بدانند که کار در فضایی که در آن درستی حاکم است، نه تنها زحمت نیست بلکه تفریح نیز می باشد. همانطور که بنیانگذاران بستنی بِن و جِری می گویند:
) هیچکس در شرکت بِن و جِری احساس تنهایی نمی کند. هرگاه یکی از ما احتیاج به کمک دارد همگی به کمک او می شتابیم. هر کس از بیرون ما را می بیند انرژی را در وجود ما حس می کند. ما برای زندگی، شور و شوق و یک احساس شادی داریم واز معاشرت با یکدیگر احساس لذت می کنیم. ما در بازی تجارت، شور و شعف ناشی از موفقیت را با همدیگر تقسیم می کنیم و می کوشیم هنگام کار به ما خوش بگذرد.
کمی آزادی در کار گروهی برای ایجاد و تداوم یک چنین فضایی مؤثر خواهد بود .